Азбука планирования

Планирование неразрывно связано с выбором альтернатив. И выбор альтернатив, и планирование — процессы непростые. Они требуют, чтобы вы определили то, какими принципами вы руководствуетесь, расставляя приоритеты. Чем больше критериев в определении приоритетов, тем больше вероятность, что могут возникнуть противоречия между различными интересами.
Приведем пример. Допустим, вы работаете учителем, при этом, чтобы повысить свою квалификацию, вы занимаетесь на вечерних курсах. Вам небезразличны ваши ученики, но в то же время вы хотите повысить и свой профессиональный статус. И представьте, что вы возвращаетесь с курсов домой, а перед вами стоит выбор: проверить контрольные работы своих учеников или писать диссертацию. Выбор в пользу того или иного варианта будет определяться вашими приоритетами. И в данном случае только правильное планирование сможет без ущерба для вас разрешить противоречие между вашими потребностями и потребностями ваших учеников.

---

Трудности большинства людей, связанные с планированием, обусловлены тем, что под планированием подразумевается «обдумывание», а под обдумыванием зачастую — «пустое мечтание». Поэтому будет гораздо лучше, если мы будем рассматривать планирование как письменный, а не мыслительный процесс. Возьмите за правило считать планирование временем решений, которое помогает определить как, что и когда вам следует сделать.
Независимо от того, какое планирование вы осуществляете — краткосрочное, среднесрочное или долгосрочное — вы должны следовать следующему алгоритму: 1) составить список задач; 2) определить приоритеты. Давайте определимся, что все элементы списка задач изначально равноценны. Но как только они записаны, вы должны расставить приоритеты — записать эти задачи еще раз, но уже в порядке значимости для вас в настоящее время. Ни один список задач нельзя считать полным, пока он не показывает порядок важности дел. Как только такой список составлен, завершите его определением приоритетов.
Чтобы определить важность дел, прибегнем к азбуке планирования. Мы пишем букву «А» с левой стороны листа бумаги, а с правой, напротив этой буквы, указываем те дела, которые наиболее важны. Соответственно, в категории «Б» окажутся дела «средней» важности. В группе «В» — наименее значимые дела.
В процессе распределения задач по категориям вы можете обнаружить, что ваш выбор, разделение дел на категории, по большей части условен. Записав все таким образом, вы совершенно не будете уверены в том, является ли ваш выбор верным. Однако сравнение различных дел друг с другом позволит вам более-менее верно рассортировать задачи по группам.
Так вы получите три колонки, задачи в колонке «А» будут для вас наиболее ценными, этим делам вам нужно будет уделять наибольшее количество времени. Следующие по важности дела — дела из колонки «Б». Ну и завершают список приоритетов дела из группы «В».
Далее, дела в каждой из колонок являются между собой равноценными, поэтому внутри каждой колонки необходимо также разбиение, в зависимости от актуальности той или иной задачи. Так, делам группы «А» вы можете присвоить такие степени — «А-1», «А-2», «А-3», «А-4»… Соответственно, делам групп «Б» и «В» вы также должны присвоить подобные значения, в зависимости от важности задач внутри этих групп.
Конечно, подобное распределение задач — условно, и в большей степени зависит от вашей точки зрения. И здесь главное помнить, что только вы принимаете решение. Возможно, что вы поместите задачу в группу «А» лишь только потому, что для вас важны преимущества, которые вам даст его завершение. И вот приступив к решению этой задачи, вы сталкиваетесь с трудностями и бросаете дело «на полпути». Встает вопрос — а относилось ли это дело к группе «А» вообще? Поэтому, если вы сомневаетесь в прежней оценке важности задачи, не забывайте, что эта оценка была вашей собственной. Если вы не удовлетворены полученным результатом, то нужно совершенствовать свою способность определять те дела, которые наиболее важны.
Ваш список может (и даже должен) со временем изменяться. И то, что сегодня находится в категории «А», завтра может переместиться в категорию «Б» или вообще в «В», и наоборот.
В зависимости от важности дела вы определяете и то, сколько времени потратить на задачу. Так, одна и та же задача, в зависимости от ее важности, требует различного времени. И естественно, что больших усилий не стоит предпринимать, если задача не имеет большой ценности. В то время как ценное предприятие требует на свое выполнение значительных усилий. Только хорошее планирование позволит вам извлечь максимум выгоды при минимальных временных затратах.

Истинная цена отсрочки

---

Итак, представим, что вы все свои текущие дела отлично спланировали и теперь вам необходимо начать работать над реализацией задачи «А-1», поскольку именно эта задача наиболее важна (так определили вы). Но вы подозреваете, что вами будет допущено промедление в этом деле. Как вам поступить? Вам следует задуматься о том, какие последствия вызовет эта отсрочка.
Возьмите за правило поразмышлять минуту-другую о том, к каким последствиям приведет отсрочка в делах, которую вы хотите предпринять. Вам необходимо осознать, что рано или поздно данная «отсроченная» проблема встанет перед вами, и встанет достаточно остро. И если сегодня на ее решение требовалось 10-15 минут, то через неделю-две вам потребуется уже час, а то и больше. Осознайте, что рано или поздно вам придется решить эту задачу, но спросите 1ййцйсебя, готовы ли вы заплатить цену за свое промедление. Определите, какова эта цена. Цена отсрочки всегда имеется, она варьируется в зависимости от обстоятельств, но она всегда есть.
Конечно, может случиться так, что проблема исчезнет сама собой, но вероятность тому мала. А между тем промедление в большей части случаев увеличивает объем работ, количество усилий, которые вам потребуется приложить. Помимо этого нерешенная проблема будет вас преследовать, пока вы не решите ее.
Проблем, промедление в решении которых может дорого обойтись, очень много. Эти проблемы из различных сфер нашей жизни, но суть дела это не меняет. Даже если перед вами стоит задача, промедление с решением которой не скажется ни каким образом на вашей жизни (которая не имеет цены промедления на первый взгляд), откладывание этой задачи все равно будет негативно сказываться, ведь ее наличие будет вызывать у вас раздражение.
Предположим, что вы хотите поговорить со своим начальством о повышении зарплаты. Вы нервничаете, а потому решаете отложить этот разговор на завтра. На следующий день вы также нервничаете (если не больше), представляя этот разговор в деталях и строя неблагоприятные прогнозы на его исход, вы испытываете негативные эмоции, потому что думаете, что ваша просьба вызовет недовольство. Вы так изматываете себя этими негативными эмоциями, что решаете и завтра, которое уже стало сегодняшним днем, снова не начинать этот разговор. Назавтра (послезавтра) ситуация ухудшается еще в несколько раз. Вы не уверены в том, получите ли повышение, разговор по этому поводу еще даже не начинался, зато вы извели себя негативными эмоциями. При этом заметьте, что отсрочка решения этой проблемы, промедление с разговором, никаким образом не повлияет на исход дела. Так есть ли смысл откладывать даже то, что можно отложить? Зачем получать тот негатив, который вызывают мысли о данной проблеме, не получая взамен никаких благ?
Между тем, большинство наших негативных ожиданий не оправдываются. Вспомните, сколько раз вы изводили себя негативными эмоциями, представляя ужасающий исход проблемы, а на деле все оказались невредимы, волновались вы напрасно. Вывод из этого прост — даже если цена отсрочки невелика и выражается всего лишь в негативе, который вы испытываете (будете испытывать), лучше не допускайте отсрочки, потратьте n-количество своего времени сегодня, чтобы завтра эта проблема осталась уже в прошлом.